+7 (499) 653-60-72 Доб. 817Москва и область +7 (800) 500-27-29 Доб. 419Федеральный номер

Электронный документооборот зачем нужен

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. И, конечно же, я решил восполнить этот пробел. Электронный документооборот — это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Залогом успешной работы органов власти всегда является эффективная деятельность государственных служащих.

Что такое электронный документооборот и зачем он вам нужен

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа.

И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. И, конечно же, я решил восполнить этот пробел. Электронный документооборот — это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности. Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками.

Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто — договор, а потом — подписанные накладные, акты выполненных работ и т. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания. Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте.

После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок что еще больше замедляет процесс получения документов. А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде. Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа.

В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям. Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота.

Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов. Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты.

Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты.

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Все они выполняют примерно одинаковые функции:. При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции обмена данными между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества — возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота. Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота.

Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций. Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате.

При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой. Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс.

В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат.

Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции. Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, то есть одна сумма — за документов, другая — за в месяц и т.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем документов в месяц, оплачивать пакет на , или документов.

При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства. Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа.

Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате. Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи.

Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент. Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту? Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты. Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу.

Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами. Сложности могут возникнуть только на этапе подключения.

Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я? У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас — в вашу систему — потом в систему получателя — и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Автор книги "CRM. Подробно и по делу". Работаю и живу в России в городе Москва. Консультант эффективности бизнес-процессов Статьи Услуги Отзывы о нас. Предыдущая глава. Перейти к содержанию книги.

Следующая глава. Есть вопрос?

Что такое ЭДО, и зачем он нужен

Поэтому важно обеспечить юридическую силу этого документа. Когда документ подписан, он отправляется оператору ЭДО. Бизнес-процессы внутри системы будут работать как обычно. Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать. Кристина Шперлик 5 марта.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот ЭДО — это обмен документами между компаниями с помощью специального программного обеспечения. Электронные документы обладают юридической силой и приравниваются к оригиналам, согласно законодательству РФ. Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью ЭП и отправляет. Получатель принимает документ, подписывает своей ЭП, и отправитель получает уведомление о том, что документ подписан. Это гораздо быстрее и выгоднее, чем обмениваться документами через традиционную почту.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Мы перешли на электронный документооборот

Сегодня трудно представить современное предприятие без компьютера, а успешный бизнес — без электронного документооборота. Количество предприятий, использующих электронный документооборот постоянно увеличивается. Бухгалтер уже не тратит время на посещение контролирующих инстанций, а старается экономить свое время, представляя отчетность в электронном виде. Руководитель не ждет месяцами подписанный партнером контракт, потому что может за считанные минуты отправить и получить его по электронной почте. Бумажный документооборот с его архивами, печатями, подписями уступает место интенсивно развивающемуся электронному документообороту. Зачем нужен электронный документооборот?

Чтобы понять, что такое ЭДО и для чего он нужен, необходимо знать общее понятие и принципы документооборота в целом. Документооборот — это составление первичных учетных документов, их получение от сторонних организаций, их обработка и передача в архив.

Банки Сегодня Лайв Статьи, отмеченные данным знаком всегда актуальны. Мы следим за этим А на комментарии к данной статье ответы даёт квалифицированный юрист а также сам автор статьи. Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

Электронный документооборот, что это и для чего нужен ЭДО

Подпишитесь, и вы всегда будете в курсе свежих новостей рынка ECM. TESSA 3. Финансы уйдут в электронный документооборот.

Делопроизводство чаще называют документационным обеспечением управления. Документы необходимы для управления, — в этом состоит принцип документирования деятельности: вся необходимая информация должна быть отражена в документах; документы должны храниться так, чтобы они не были утеряны и их легко можно было найти; все принятые решения должны быть исполнены.

Что такое электронный документооборот?

Документы создаются на компьютере, а потом мы переносим их обратно на бумагу. Зачем, если можно хранить и обмениваться ими в электронном виде? Проблема в том, что не все знают, как это делается, и чем это на самом деле выгодно. В этой статье мы займемся именно тем, что объясним всё про электронный документооборот - коротко и без беллетристики. Что такое электронные документы, кому нужно ими обмениваться и как начать это делать прямо сейчас? Электронный документооборот предельно удобен и крупному, и среднему, и малому бизнесу - при условии, что объем корреспонденции в организации очень велик. Если вы заключаете несколько сделок в год, то отправить бумажные документы не составит труда. Но если у вас по нескольку сотен контрактов в месяц, обмен электронными документами действительно будет выгоден.

Электронный документооборот: как выбрать систему?

Узнать стоимость юридических услуг в Иркутске - можно просто позвонив нам причем все наши услуги не связанные с оформлением документов или представительством в судах бесплатны. Реструктуризация задолженности по налогам Арбитражное дело о реструктуризации задолженности по налогам и сборам, заключавшееся в создании новой компании и перевода бизнеса на нее, но обернувшееся взысканием долга уже с новой компании.

Кризис, который можно наблюдать в России в конце не будет коротким или незаметным. Бесплатные консультации юриста в Иркутске Бесплатная юридическая консультация в Иркутске и Иркутской области адвокаты Иркутска Бесплатные консультации юристов по телефону в Иркутске и Иркутской области, юридические консультации по телефону и онлайн консультации юриста бесплатно, юридическая помощь адвоката в Иркутской области, юридические услуги и консультация юристов в Иркутске предоставляются по телефону абсолютно бесплатно.

Бесплатная консультация юриста и онлайн консультация с юристом по телефону стала доступна каждому, профессиональные Иркутские юристы и московские адвокаты совершенно бесплатно помогут Вам найти правовое решение Ваших проблем, о которых теперь Вы можете задать вопрос юристу онлайн.

Популярное: Бесплатная юридическая консультация в Иркутске все юридические фирмы Иркутска В процессе заявление это отражение качеств заявителя. Начальник невольно начинает иметь эмоции о заявителе, что вложил собственные причины, изучая документ и его содержание.

Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна? Фото: Anna Berkut. Не секрет что успешное ведение.

Что такое «Система электронного документооборота», и зачем она нужна?

Потому что одно дело, когда приемные родители приходят за бесплатной юридической помощью и говорят: "Мы хотели открыть большой бизнес. Естественно, по этому вопросу у них не получится проконсультироваться бесплатно. Здесь будет та категория, которая определена в законе.

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Если вопросы по ЕСВ, то всегда отпишитесь мол нет наемных работников, вы же учредитель исполняющий обязанности директора и зарплату не начисляете. И САМЫЙ ГЛАВНЫЙ ПЛЮС ЮРЛИЦА - если не дай Бог налоговая что-то доначислит, Вы просто "сольете" фирму (продадите свои корпоративные права какому-то "потеряшке".

Предоставляется помощь юриста при составлении жалоб к производителю, при возврате некачественного товара и расторжении договоров купли-продажи, Правовая помощь при гражданских и экономических спорах. Возмещение убытков, ипотечные вопросы, защита прав собственников, решение конфликтов с ЖЭКами и наследственных дел, Услуги в арбитражном суде.

Компания предоставляет юридическую помощь и правовую защиту на протяжении всего процесса.

Для чего нужен электронный документооборот

Бесплатная консультация автоюриста по телефону круглосуточно позволит вам принять верное решение и не допустить ошибок. А иначе неприятных последствий не избежать. Законов и правил, регулирующих автомобильную жизнь великое множество. А различных толкований норм закона ещё .

Сроком на один год. Вопрос: является ли такой контракт юридически ничтожным, какие варианты его расторжения, прекращения.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ядвига

    А Вы не задумывались о том, чтобы параллельно завести еще один блог, на смежную тему? У Вас неплохо получается

  2. Семен

    А Вы на заказ не пишите?

Пошаговая инструкция для регистрации ИП

Пошаговая инструкция для регистрации ООО

Ведение бухгалтерии ИП

Ведение бухгалтерии ООО

Расчет налогов на УСН и формирование платежек

Кадровый учет

Формирование отчетности в ПФР и онлайн-отчетность

Формирование отчетности ИП и онлайн-отчетность

Расчет и оплата патента

Расчет и оплата торгового сбора

Интернет-бухгалтерия "Мое дело"

Расчет налогов на ЕНВД и формирование платежек

Формирование отчетности в ФНС и онлайн-отчетность

Формирование отчетности УСН и онлайн-отчетность

Формирование отчетности в ФСС и онлайн-отчетность

Расчет налогов в ФНС и формирование платежек

Формирование отчетности ЕНВД и онлайн-отчетность

Сотрудники: расчет налогов и формирование отчетности

Формирование отчетности ООО и онлайн-отчетность

Налогообложение УСН (регистрация, переход на УСН)

Налогообложение ЕНВД (регистрация, переход на ЕНВД)

Расчет налогов ООО и формирование платежек

Расчет налогов ИП и формирование платежек

Ведение КУДИР электронно